טיפול וניהול הזמנות באתר ווקומרס

הזמנות, orders, נוצרות במערכת כאשר לקוח משלים תהליך של קניה. משתמשים במערכת המוגדרים כמנהל (admin) או מנהל חנות (Shop Manager) יכולים לראות ולנהל את ההזמנות באתר.כל הזמנה מקבל מספר זהות יחודי (order ID).

סטטוס הזמנות

1. Pending payment – ממתין לתשלום: התקבלה הזמנה, לא היה התחלה של תהליך תשלום וההזמנה מחכה לתשלום.
2. Failed נכשל – תהליך תשלום נכשל, התשלום סורב או דורש אימות.
3. Processing בטיפול (או בתהליך) – התשלום התקבל, המלאי הרשום באתר הופחת. ההזמנה מחכה למימוש,. כל הזמנה צריכות זמן טיפול, מלבד מוצרים וירטואלים הניתנים להורדה.
4. Completed הושלם, המוצר נשלח והגיע ללקוח, אין צורך בפעולות נוספות.
5. On Hold מושהה (או בהמתנה) ממתין לתשלום, המלאי הופחת, אבל יש צורך באישור תשלום.
6. Canceled מבוטל – ההזמנה בוטלה ע"י מנהל אן ע"י הלקוח. המוצר חזר למלאי, אין צורך בפעולות נוספות.
7. Refunded החזר כספי – הכסף הוחזר ע"י מנהל האתר, אין צורך בצעדים נוספים.
8. Authentication required נדרש אימות – מחכה לאימות התשלום ע"י הלקוח ו\או השלמת דרישה לאימות התשלום.

שינוי סטטווס מתבצע ע"י שלושה גורמים:

1. פעולות אוטומטיות של ווקומרס.
2. פעולות של מערכת התשלום (Payment Gateway). לכל אתר אשר מתבצע בו תשלום מחובר למערכת תשלום, פייפאל, יעד-שריג, איי-קרדיט וכד'. מערכת התשלום 'מדברת', עם מערכת וורקמרס ומעבירה לה מידע עם תשלום בוצע או היתה בעיה בתשלום ובהתאם לכך משתנה סטטוס הזמנה במערכת.
3. פעולות שנעשות במערכת ע"י מנהל האתר או מנהל החנות.

התרשים הבא מדגים את התהלכים בחנות  להלן תיאור התהליכים בחנות.

• לקוח קונה בחנות, מערכת ווקומרס יוצרת הזמנה עם סטטוס ממתין pending
• אם מוגדר למערכת התשלום שרק באישור מנהל היא מחייבת את הלקוח סטטוס ההזמנה עובר למושהה -On Hold. מצב נוסף שמעביר לססטוס מושהה הוא חיוב שנעשה מחוץ למערכת כמו העברה בנקאית.
• במקרה שמערכת התשלום נתקלה בבעיה בחיוב, זה יכול להיות סירוב ע"י כרטיס אשראי, או שחלון החיוב היה פתוח יותר מדי זמן, הסטטוס של הזמנה ישתנה לנכשל Failed, המערכת עשויה לנסות שוב לחייב את הלקוח, תלוי בנסיבות.
• הזמנה שהתשלום שלה נכשל, מנהל האתר יכול לשנות את הסטטוס שלה ל-'מבוטל' Cancel.
• לאחר שהתשלום בוצע ההזמנה עוברת למצב 'בטיפול' Processing, זה הזמן של מנהל החנות, ואחראי למלאי לטפל במשלוח של ההזמנה.
• לאחר שהזמנה נשלחה יכול מנהל החנות לשנות את סטטוס ההזמנה ל-'הושלם' completed
• מנהל חנות אשר מחזיר את הכסף ללקוח משנה את סטטוס ההזמנה ל-'החזר כספי' Refund

ניהול הזמנות

כאשר יש הזמנות בחנות עמוד ניהול ההזמנות מתחיל להתמלא, ניתן לנווט לעמוד דרך Woocommerce>Orders.

כל שורה מייצגת הזמנה, ואף ניתן ליצור הזמנה באופן ידני. פרטי ההזמנה המוצגים בכל שורה הם:

• מספר הזמנה ושם הלקוח
• תאריך רכישה
• סטטוס הזמנה
• כתובת לחיוב
• כתובת למשלוח
• סה"כ הזמנה
• ופעולות

בלשונית Select Screen Options הנמצאת בפינת המסך העליונה (ימין עם הממשק שלכם באנגלית) ניתן לבחור ולשנות איזה טורים מוצגים וכמה הזמנות רוצים לראות בעמוד.

סינון וסידור הזמנות

התפריט העליון מאפשר סינון של הזמנות על פי תאריך או על פי לקוח.

• מתוך התפריט הנפתח בוחרים חודש (month) או מכניסים בתיבת החיפוש שליד התאריך את שם הלקוח
• לוחצים על כפתור סנן -Filter .
• התצוגה של ההזמנות תתעדכן בהתאם לסינון שנבחר

ניתן לסדר את הזמנות בסדר עולה או יורד לפי מספר הזמנה, תאריך או סכום ע"י לחיצה על כותרות הטורים:

לדוגמה לחיצה על "Date" תסדר את ההזמנות לפי התאריך, מהזמנה הכי מוקדמת אל הזמנה האחרונה, לחיצה שוב על "Date", תהפוך את הסדר מהזמנה הכי אחרונה אל הזמנה המוקדמת.

שימו לב שסכום, Total אינו כולל החזרים כספיים.

בשורה של כל הזמנה יש אייקון קטן של עין, לחיצה על האייקון תפתח חלון המציג תקציר של פרטי ההזמנה. תצוגה מקדימה.

חלון התצוגה מקדימה מכיל את מספר ההזמנה, סטטוס ההזמנה, פרטי החיוב, אמצעי התשלום, פרטי המשלוח, אמצעי המשלוח, הפריטים שהוזמנו ואפשרות לשנות את סטטוס ההזמנה.

מעבר עם העכבר על מצב הזמנה מציג הערה על סטטוס ההזמנה.

בקצה השורה של כל הזמנה ישנם כפתורים המאפשרים סימון מהיר של הזמנה כהזמנה בתהליך, Processing או כהזמנה שהושלמה, complete.

צפיה ועריכה של הזמנה יחידה

לחיצה על שם ומספר הזמנה בעמוד ההזמנות מעביר לעמוד הזמנה או עמוד הזמנה יחידה (Single Order page). בעמוד זה ניתן לראות את כל פרטי ההזמנה, ולא רק זה, ניתן גם לערוך את פרטי ההזמנה.

הפעולות שניתן לעשות בעמוד זה:

• שינוי סטטוס הזמנה
• שינוי הפריטים בהזמנה: המוצרים, המחירים והמיסים.
• מלאי – להוסיף או לגרוע מהמלאי להזמנה.
• לשלוח מייל ללקוח עם פרטי ההזמנה או ליצר מחדש הרשאות הורדה למוצרים וירטואלים.
• להפעיל קופונים, או להסיר הנחות של קופונים (ניתן לבצע רק על הזמנות שטרם שולמו).
• הוספת עמלות. ניתן להוסיף עמלות לפי סכום קבוע או אחוזים.

פרטי ההזמנה (Order Details)

החלק העליון בעמוד הוא פרטי ההזמנה כאן אפשר לראות:

• מספר הזמנה
• פרטי התשלום
• תאריך ושעת הזמנה
• סטטוס הזמנה
• פרטי הלקוח:
  • שם הלקוח ואימייל, כולל לינק לפרופיל של הלקוח ולהזמנות אחרות של הלקוח עם בוצעו.
  • פרטי תשלום
  • פרטי משלוח

רוב המידע המופיע בחלק זה ניתן לעדכן ולשנות. באזור הכללי (General) המידע של תאריך סטטוס ולקוח מוצגים בשדות שניתנים לעריכה. כדי לערוך תשלום (Billing) ומשלוח (Shipping) יש ללחוץ על האייקון הקטן של העיפרון שמופיע בצד בראש כל אזור.

לאחר הלחיצה על העיפרון יופיע שדות, טופס, שבו ניתן לערוך את הפרטים של התשלום ו\או המשלוח.

לאחר ביצוע השינויים יש ללחוץ על כפתור ה- "update" כדי לעדכן ולשמור את השינויים בהזמנה.

הפרטים בהזמנה והסך הכל לתשלום (Order Items and Totals)

החלק הבא של עמוד ההזמנה מציג את הפריטים בהזמנה את פרטי המשלוח וסיכום ההזמנה.

עבור כל מוצר ברשימת הפריטים ניתן לראות:

• תמונת המוצר
• שם המוצר
• עלות ליחידה
• כמות
• סה"כ (כמות כפול עלות ליחידה)
• מיסים

מתחת לרשימת הפריטים ניתן למצוא את פרטי המשלוח:

• שיטת המשלוח
• פריטים למשלוח
• עלות משלוח
• מיסים

החלק האחרון הוא מבט כללי על עליות ההזמנה, לרוב חלק זה יכיל:

• עלות כוללת ללא מס.
• קופונים – סכום שהורד מהעלות הכוללת. סוג הקופונים שנעשה בהם שימוש אף הם יוצגו.
• עלויות משלוח.
• מיסים.

עמלות – עבור מערכות תשלום מסוימות יוצגו סכום העמלה שהמערכת גובה.

לרוב לא ניתן לערוך את המוצרים בהזמנה. רק במצב שהזמנה מושהה או ממתינה לתשלום (on hold, Pending payment) ניתן לערוך חלק של הזמנה.

כאשר ניתן לערוך את ההזמנה, כאשר עוברים עם העכבר כל שורה של פריט, מופיע אייקון של עיפרון. לחיצה (קליק) על האייקון יאפשר לערוך את התכונות הבאות של הפריט: מחיר, כמות ומס.

בתחתית העמוד יש מספר פעולות שניתן לבצע: הוספת פריט, הפעלת קופון, וזיכוי. פעולת הזיכוי (Refund) תמיד זמינה, גם כאשר ההזמנה אינה ניתנת לעריכה.

הוספת פריט (Add Item(s)): זה יכול להיות לא רק מוצר, זה יכול להיות: מוצר מהחנות, עמלה כמו דמי אריזה או תשלם על שירות, מס או דמי משלוח.

הערות להזמנה ( Order Notes )

בעמוד ההזמנה, יש אזור המופיע בצד העמוד 'הערות הזמנה' (מופיע בצד ימין כאשר שפת המערכת היא אנגלית) . אזור זה מציג הערות המצורפות להזמנה וניתן להשתמש בהן לאחסון פרטי אירוע, כגון תוצאות תשלום או הפחתת רמות מלאי, או הוספת הערות להזמנה לצפייה ללקוחות. חלק משירותי התשלום מוסיפים גם הערות לניפוי באגים.

סוגי ההערות הבאים אפשריים:

סגול: הודעות על סטטוס מערכת, כגון פרטי שער תשלום.

אפור: עדכוני סטטוס כללי, כגון שינויים בסטטוס או הערות פרטיות. הלקוחות אינם רואים הערות אלה אך עשויים לקבל הודעה עליהם, למשל כאשר הסטטוס משתנה מעיבוד להשלמה, ניתן לשלוח דוא"ל (תלוי בהגדרות).

כחול: הערות ללקוח. הלקוחות מקבלים הערות בדוא"ל אך יכולים להציג אותם על ידי הצגת הזמנה, או באמצעות דף מעקב ההזמנות של WooCommerce.

הערות יכולות להיות כלי רב עוצמה לתקשורת עם לקוחות או מנהלי חנויות אחרים. צריך להוסיף מספר מעקב למשלוח? האם המניה מתעכבת? הוסף הערת לקוח, והם יקבלו הודעה אוטומטית על כך.

פתרון בעיות

הטבלה הבאה תסייע להבין את המשמעות של סטטוס הזמנות כאשר משתמשים בשירות תשלום.

סטטוס	תיאור	הערות לשירות התשלום
On Hold מושהה	ממתין לתשלום, המלאי הופחת, אבל יש צורך באישור תשלום.	מצב זה קורה לרוב עם אמצעי תשלום שצריך לאשר ידנית, כגון העברה בנקאית או המחאה. כאשר שירות התשלום מוגדר לחיוב לאחר אישור במקום לתפוס חיוב. המשמעות שמנהל החנות יצטרך לעבור ידנית על הסטטוס לעיבוד.
Pending payment – ממתין לתשלום Processing בטיפול	התקבלה הזמנה, לא היה התחלה של תהליך תשלום וההזמנה מחכה לתשלום.	מרבית שירותי התשלום יעבירו את סטטוס ההזמנה לסטאטוס 'בטיפול' (תשלום מוצלח) או נכשל (תשלום לא מוצלח). אם החנות לא קיבלה את האות משירות התשלום, היא שומרת על הסטטוס בהמתנה. זה נוטה להיות תצורה שגויה של כתובות אתרים להתראות תשלום או בעיה עם התוסף של שירות התשלום.
Processing בטיפול	התשלום התקבל, המלאי הרשום באתר הופחת. ההזמנה מחכה למימוש. כל הזמנה צריכות זמן טיפול, מלבד מוצרים וירטואלים הניתנים להורדה.	אם התשלום הצליח וההזמנה אינה מכילה מוצרים דיגיטליים או הורדות, ההזמנה תוגדר בסטטוס 'בטיפול'. זהו הסימן עבור מנהל החנות או המחסן לשלוח את ההזמנה ולסמן אותה באופן ידני כהושלמה.
Completed הושלם	הזמנה הושלמה, שולמה ונשלחה ללקוח, אין צורך בפעולות נוספות	מעולה! אין שום בעיה.
Failed נכשל	תהליך תשלום נכשל, התשלום סורב	ניתן לבטל את ההזמנה באופן ידני. סטטוס זה יכול להופיע אם חלון התשלום פג. זה יכול לקרות מכמה סיבות: ההזמנה ננטשה לפני השלמת התשלום, חלון מלאי ההחזקה פג ללא תגובה או בעיה אחרת של תקשורת בדומה למצב 'ממתין לתשלום'
Authentication required נדרש אימות	מחכה לאימות התשלום ע"י הלקוח ו\או השלמת דרישה לאימות התשלום. (SCA)	מצב זה יכול לקרות כאשר: לקוח חדש מבצעהזמנה פג המינוי של שירות התשלום